MANAJEMEN WAKTU


THE MANAGEMENT OF TIME
By
ALLAN KATCHER

Para manajer umumnya hampir tidak mempunyai waktu untuk melakukan semua pekerjaan yang ingin dilaksanakannya. Mereka kelihatannya serba tergesa-gesa, diliputi pikiran tentang hal-hal yang belum dilaksanakan, pesa-pesan telepon yang belum terbalas, berkas-berkas yang meninggi diatas meja. Sebagaimana halnya dengan biaya-biaya rumah tangga, seperti tidak pernah cukup-cukupnya.

Nah, bilamana waktu dianggap sebagai pekerjaan, seyogyanya para manajer dapat mengelolanya. Ini berarti, mereka dapat memutuskan apa yang terpenting dari waktu yang tersedia, bagaimana waktu itu bisa direncanakan dan bagaimana pula mereka berhubungan dengan/dan menggunakan waktu itu. Jadi mereka dapat mengukur waktu yang diperlukan untuk suatu sasaran.


Kebanyakan para manajer bukan mengatur waktu, tetapi justru mereka diatur oleh waktu. Kegagalan mengatur waktu sama halnya dengan kegagalan pekerjaan-pekerjaan lainnya, yakni sebagai akibat kurangnya melakukan perencanaan dalam pengaturannya. Memang pengaturan dan pengelolaan memerlukan cukup tenaga, memerlukan kesadaran untuk menanganinya. Yang berarti pula mengorbankan kebebasan dan kenyamanan pribadi, serta bersedia menerima banyak larangan dan pengekangan diri.

Sebenarnya keadaannya tidaklah demikian, hal itu hanyalah perasaan yang sering menghinggapi kita. Pertimbangkanlah mengenai beberapa cara dibawah ini, bahwa waktu itu dapat diatur agar kesempatan-kesempatan yang tersisa dapat digunakan untuk aktifitas-aktifitas lain :

1.TENTUKAN PRIORITAS :
Rencanakanlah sebaik-baiknya bagaimana waktu dapat digunakan semestinya. Misalnya, jangan hanya sekedar menetapkan suatu rapat, tetapi susunlah suatu agenda, yakinkan setiap orang dan arahkan group pada sasaran yang akan dicapai, perhatikan bahwa setiap langkah dapat dihasilkan oleh rapat tersebut.

Buatlah daftar pekerjaan yang akan dilakukan setiap hari, sebelum pekerjaan-pekerjaan mulai berlangsung. Tentukan mana yang terpenting dan segeralah mengambil langkah-langkah pelaksanaannya.

2.DELEGASIKAN SEBANYAK-BANYAKNYA :
Jangan melakukan pekerjaan yang sebenarnya dapat dilakukan oleh anggota staf anda.
Beberapa jumlah panggilan telepon yang dapat dilakukan sekretaris anda?
Apakah sebenarnya anda sendiri menyampaikan memo langsung kepada atasan, ataukah pengantar surat yang melakukan hal ini untuk anda?

3.PENGELOLAAN DENGAN PENGECUALIAN :
Tangani hanya pekerjaan-pekerjaan yang bersifat khusus yang tidak dapat dilakukan oleh orang lain.

4.KERJAKAN SECARA RUTIN :
Tentukanlah lebih dahulu bagaimana pekerjaan-pekerjaan administrasi seharusnya dilakukan, kemudian biarkan asisten dan sekretaris anda melaksanakannya.
Nanti akan anda dapatkan bahwa surat-surat misalnya sudah dituliskan untuk anda, pengaturan-pengaturan lainnya yang dilakukan tanpa campur tangan anda, dan seterusnya.
Gunakanlah waktu anda untuk maksud-maksud yang lebih penting.

5.PERLU ADANYA KEJELASAN TANGGUNG JAWAB, agar masing-masing karyawan mengerti apa yang dapat dan tidak dapat mereka putuskan. Jangan melakukan kontrol yang berlebihan, berikan mereka tanggung jawab untuk bertindak.

6.JANGAN MENAHAN BERKAS-BERKAS dengan maksud untuk diperiksa keesokan harinya. Putuskan sekarang atau lemparkan saja berkas itu.

7.JANGAN MENGHADAP ATASAN ANDA UNTUK MENDAPATKAN KEPUTUSAN, tetapi pergilah dengan saran-saran tindakan anda. Ia tidak mempunyai cukup waktu untuk memikirkan semua hal yang anda ajukan, yang sebenarnya anda lebih mengenal hal-hal itu dari padanya. Ia hanya mendengarkan dan anda menguraikan.

8.HADAPILAH SEMUA PROBLEM-PROBLEM KARYAWAN YANG TIMBUL :
Penundaan pembicaraan akan membawa kita pada hal-hal yang lebih membuang waktu di kemudian hari melalui kesalah-pahaman, dendam dan kesalahan lainnya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s